Orchestrav2 é o portal extranet desenvolvido pela EGI, utilizado por diversos escritórios de administração e gestão de bens para dar acesso aos condôminos, proprietários locadores e inquilinos aos seus documentos de gestão. A conexão a este espaço seguro depende de um mecanismo preciso, que começa muito antes da tela de login. Para os administradores de bens, a fluidez de acesso depende menos da interface em si do que da configuração realizada anteriormente no software de gestão.
Configuração de back-office: o que condiciona o acesso ao Orchestrav2
As páginas de login do Orchestrav2 exibem um formulário clássico com identificador e senha. O que essa interface não mostra é que o acesso depende de uma configuração prévia no software de gestão EGI. Enquanto o cadastro do usuário não estiver corretamente criado no back-office, nenhuma conexão será possível, mesmo com os identificadores corretos.
O escritório ou seu prestador de serviços de TI deve primeiro criar um perfil de usuário associado ao portfólio correto de condomínios ou de unidades em gestão locativa. Essa etapa envolve várias verificações:
- A vinculação do perfil ao escritório e aos condomínios ou mandatos relevantes, caso contrário, o usuário não verá nenhum documento após a conexão.
- O registro de um endereço de e-mail válido e sincronizado com o módulo extranet, condição para receber as instruções de primeiro acesso.
- A atribuição de direitos de acesso adequados ao papel (administrador, gestor, contador), que determina quais documentos e funcionalidades serão visíveis.
Um administrador de bens que gerencia vários imóveis tem todo o interesse em verificar se cada unidade ou condomínio está devidamente associado ao seu perfil. Esquecimentos nesta etapa explicam a maioria dos bloqueios relatados durante a primeira conexão.
Para conectar-se ao portal Orchestrav2, é necessário que essa cadeia de configuração esteja completa, desde o software de gestão até a sincronização com o extranet.
Primeira conexão e recuperação de senha no Orchestrav2
A tela de login do Orchestrav2 possui um link “Primeira conexão ou senha esquecida” que aciona o envio de um e-mail de redefinição. Esse mecanismo funciona apenas se o endereço de e-mail registrado no back-office estiver correto e acessível.
O identificador e a senha respeitam a caixa (maiúsculas e minúsculas). Essa é uma fonte frequente de erros. Um identificador digitado em minúsculas, enquanto foi criado com uma letra maiúscula inicial, será recusado sem uma mensagem explícita sobre a natureza do problema.
O que fazer quando o link de redefinição não funciona
Várias situações podem bloquear o procedimento. O e-mail de redefinição pode chegar na pasta de spam, especialmente em contas de e-mail profissionais com filtros anti-spam rigorosos. Se nenhum e-mail chegar após várias tentativas, o problema geralmente está relacionado ao endereço registrado na ficha do usuário.
Neste caso, apenas o escritório (ou o prestador de serviços de TI que administra a instância EGI) pode corrigir o endereço de e-mail no back-office. Um usuário não pode modificar seu próprio endereço de contato a partir do portal Orchestrav2. Esse ponto distingue o Orchestrav2 de portais imobiliários mais recentes que oferecem uma gestão autônoma do perfil.
Documentos acessíveis e limites do portal síndico Orchestrav2
Orchestrav2 disponibiliza documentos de acordo com as obrigações decorrentes da lei ALUR. Para os condôminos, o extranet dá acesso à situação da conta, aos chamados de fundos, às distribuições de encargos e às atas de assembleia geral. Para os inquilinos, os avisos de vencimento e os documentos relacionados ao imóvel ocupado são consultáveis.
O portal também permite a desmaterialização dos envios. Um e-mail notifica o destinatário quando um novo documento está disponível, o que reduz as trocas em papel. Os relatórios de gestão e extratos de despesas são arquivados e consultáveis a qualquer momento.
O que o portal não cobre
Orchestrav2 continua sendo uma ferramenta de consulta e pagamento (provisões de encargos, aluguéis). Não oferece uma mensagem integrada entre condôminos e gestores, nem acompanhamento de obras ou relato de incidentes. Os escritórios que desejam essas funcionalidades devem gerenciá-las por meio de outras ferramentas ou soluções complementares.
Os feedbacks de campo divergem sobre a facilidade de uso da interface móvel. O portal possui uma versão móvel acessível a partir de um navegador, mas não se trata de um aplicativo nativo para download. A ergonomia em smartphones depende do navegador utilizado e do tamanho da tela.
Segurança dos dados e conformidade com o RGPD no Orchestrav2
O portal Orchestrav2 exibe uma menção detalhada sobre a finalidade do tratamento dos dados coletados. As informações são tratadas para garantir a publicação de dados no extranet seguro e para o pagamento eletrônico de aluguéis ou provisões de encargos.
O responsável pelo tratamento é o escritório de síndico ou de administração de bens, não a EGI como editora do software. Essa distinção tem consequências práticas: os pedidos de acesso, retificação ou exclusão de dados devem ser direcionados ao escritório, que é o único que pode intervir nas fichas de usuários.
Para os administradores de bens que gerenciam um volume considerável de condomínios, a questão da rastreabilidade dos acessos se coloca. Orchestrav2 não publica um diário de auditoria acessível aos usuários finais. A supervisão das conexões e das consultas de documentos permanece sob a responsabilidade do back-office da EGI, o que pode complicar a resposta às solicitações de transparência feitas pelos conselhos de síndicos.
O acesso ao portal Orchestrav2 baseia-se em uma arquitetura onde a configuração inicial condiciona todo o resto. Um administrador de bens que domina a criação das fichas de usuários no software de gestão EGI, verifica os endereços de e-mail e compreende a sensibilidade à caixa dos identificadores elimina a grande maioria dos problemas de conexão enfrentados por seus clientes.